Cargar pólizas de Excel a Contpaq i Contabilidad

Pregunta:

¿Contpaq tiene para subir pólizas desde Excel y cuál es el formato…?

Respuesta:

Justo ayer antes de dormir vi que preguntaban acerca de cómo subir pólizas en Contpaq i Contabilidad desde Excel y a decir verdad llevaba tiempo queriendo hacer este tutorial, así que sin más aquí los pasos.

Iniciamos el Sistema de Contabilidad Contpaq i Contabilidad y abrimos la empresa donde vamos a trabajar, nos dirigimos al menú Reportes >> Hoja Electrónica.

Hola Electrónica (Excel) de Contpaq i Contabilidad

Contpaq i Contabilidad tiene por default algunos formatos ya instalados, que nos servirán como papeles de trabajo para cumplir con las obligaciones fiscales (incluso con la configuración adecuada te ahorrarías todo el rollo de la preparación de la Declaración Anual, pero eso lo veremos en una publicación más adelante).

Hojas electrónicas en Contpaq i Contabilidad

En este caso en particular, damos clic en el botón Nuevo >> Escribimos el nombre dentro del campo “Descripción” (Ej. Egresos) y presionamos la tecla tabulador, o damos clic dentro del campo Archivo para generar la ruta de salida con todo y nombre.xls del archivo.

Crear una nueva hoja electrónica en Contpaq i Contabilidad

Listo, con ello damos clic en el botón Guardar para que la Hoja Electrónica quede instalada la seleccionamos y presionamos el botón Ejecutar

Ejectuar hojas electrónicas en Contpaq i Contabilidad

Contpaq i Contabilidad automáticamente nos abrirá un archivo de Excel con el nombre que hemos puesto en la descripción, en primera vista nos muestra la hoja con las nuevas funciones que Contpaq i contabilidad incorpora a Excel (esto se vuelve una poderosa herramienta ya que podemos jalar información directamente desde nuestra base de datos contabilidad :!: )

Damos clic en Habilitar contenido para empezar a operar.

Hoja Electrónica (Excel) de Contpaq i Contabilidad

Como Excel y Contpaq i Contabilidad se conectarán y compartirán bases de datos es necesario volver a autentificarte por lo que no es raro que te vuelva a pedir que inicies sesión ;-)

Acceder a Contpaq i Contabilidad

Listo, hemos conectado Excel y Contpaq i Contabilidad, ahora viene lo esencial de este post: Capturar la póliza.

Dentro de las hojas que se han creado con la hoja electrónica – Egresos.xls nos aparecerán: Hoja 1, Hoja 2, Poliza, Parametros y Funciones (las dos primeras vendrán en blanco y se abren siempre que abrimos un libro nuevo).

Nos dirigimos a la hoja llamada Poliza y dentro de la hoja podemos ver la estructura y el formato para empezar a capturar nuestras pólizas y cargarlas en Contpaq i Contabilidad.

En el primer campo, podemos apreciar en primer lugar datos elementales de la captura de la póliza como son: Fecha, Tipo, Número, Concepto y Diario

  • Fecha: El formato deberá ser DD/MM/AAAA
  • Tipo: Excel por default maneja 4 tipos de pólizas
    1. Ingresos
    2. Egresos
    3. Diario
    4. Orden
  • Número: Es secuencial y no aceptará algún número de póliza que ya haya sido utilizado anteriormente en el sistema (El botón Asignar número puede ser de utilidad en este caso pues con los parámetros definidos anteriormente puede asignarte un número de póliza libre)
  • Concepto: Descripción de Póliza
  • Diario: Tratándose de manejo de Diario nos permitirá asignarlo en este apartado.

Luego nos encontramos con la estructura de la póliza para los movimientos y tendremos las siguientes columnas

  • Cuentas: Independientemente el formato que se haya elegido en la instalación de la empresa, en este caso siempre será un número sin guiones (Ej, 0000-000-000 >> 0000000000)
  • Nombre: Esta columna de preferencia no la modifiques pues tiene formula (condicional SI() ) y considerando el catálogo que tengas instalado te arrojará el nombre de la cuenta.
  • Cargos/Abonos: Adicional a los cargos y abonos tradicionales también nos muestra dos columnas más para los Cargos/Abonos en moneda extranjera, si no ocupas esos campos puedes dejarlos en blanco.
  • Referencia/Concepto/Diario: Demás datos que podemos insertar en las movimientos de la póliza para un mayor control a la hora de ejecutar nuestros reportes.

Crear póliza en Excel | Contpaq i Contabilidad

Cargar pólizas en Contpaq i Contabilidad desde Excel

Listo, después de tener los parámetros en el primero cuadro, procedemos a capturar los movimientos de pólizas

Nos situamos enseguida del rubro de Cuenta tecleando Alt + F3 nos aparecerá un cuadro de dialogo y similar al programa Contpaq i Contabilidad nos permitirá teclear el número de cuenta o el nombre, una vez aparezca el deseado damos doble en él o aceptar. O bien, si te sabes la cuenta puedes teclearla, recuerda teclear solo números sin guiones.

Acceder al catálogo de cuentas en Excel | Contpaq i Contabilidad

Automáticamente nos cargará el nombre y a partir de ahí los demás datos los cargamos de la misma forma en que manejamos Excel.

Enviar pólizas desde Excel a Contpaq i Contabilidad

Ventajas de Cargar pólizas en Contpaq i Contabilidad desde Excel

Cargar las pólizas desde Excel nos permitirá muchas de las funciones que vienen con el propio programa,

  • Como son copiar/pegar,
  • y el uso de fórmulas.

Es importante (solo para la cuestión estética) que si vas a copiar/pegar utilices los pegados especiales: Solo fórmulas, solo texto (para que se vea fea tu hoja electrónica :-P )

Listo, una vez llenados los datos procedemos a Enviar a Contpaq i,

Recuerda que los cargos y los abonos deberán coincidir para que proceda a enviarla.

Póliza grabada con éxito | Contpaq i Contabilidad

Ahora nos dirigimos a Contpaq i Contablidad para ver que efectivamente nuestra póliza ha sido cargada con éxito.

Listado de pólizas | Contpaq i Contabilidad

Modificar un póliza | Contpaq i Contabilidad

Agregar más filas a la hoja electrónica de Excel

Por default la hoja electrónica viene con 112 filas para 112 movimientos, pero podemos seguir agregando más filas hacia abajo, pero ten en cuenta que los nuevas filas vendrán en blanco (sin formula) dentro de la columna “Nombre” pero basta con que copies la fórmula de las filas que lo contentan ;-)

Agregar más filas a la hoja electrónica de Excel | Contpaq i Contabilidad

Error: No hay conexión a la empresa Activa

Solución al error: No hay conexión a la empresa activa | Contpaq i Contabilidad

Quizás al iniciar la hoja electrónica en Excel, te aparezca este error, llega a pasar y para solucionarlo basta con ‘Seleccionar la empresa activa‘ dentro de la hoja Parámetros

Presionamos el botón Insertar empresa >> Seleccionamos la empresa a donde vamos exportar la póliza y damos clic en Insertar, podemos insertar más de una empresa, pero recuerda que la póliza será enviada a la que se encuentre activa en ese momento

Inserta empresa en hoja electrónica | Contpaq i Contabilidad

Como se puede apreciar tenemos solo una empresa agregada y en el rubro Empresa Activa tenemos el número asignado para la empresa con la que estamos trabajando.

Seleccionar empresa activa en hoja electrónica | Contpaq i Contabilidad

Quise ser lo más breve posible, si me he saltado algo, o no quedó bien claro, con gusto puedes dejarlo en los comentarios.

Lo he usado en Excel 2007  y 2010 ;-)

Hasta el próximo tip…

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Acerca del autor

Israel Castro

Contabilidad, cafeinómano y fanático a la tecnología. Autodidacta en mis ratos libres. Creador y colaborador de este sitio.


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