Cargar pólizas de Excel a Contpaq i Contabilidad

Pregunta:

¿Contpaq tiene para subir pólizas desde Excel y cuál es el formato…?

Respuesta:

Justo ayer antes de dormir vi que preguntaban acerca de cómo subir pólizas en Contpaq i Contabilidad desde Excel y a decir verdad llevaba tiempo queriendo hacer este tutorial, así que sin más aquí los pasos.

Iniciamos el Sistema de Contabilidad Contpaq i Contabilidad y abrimos la empresa donde vamos a trabajar, nos dirigimos al menú Reportes >> Hoja Electrónica.

Hola Electrónica (Excel) de Contpaq i Contabilidad

Contpaq i Contabilidad tiene por default algunos formatos ya instalados, que nos servirán como papeles de trabajo para cumplir con las obligaciones fiscales (incluso con la configuración adecuada te ahorrarías todo el rollo de la preparación de la Declaración Anual, pero eso lo veremos en una publicación más adelante).

Hojas electrónicas en Contpaq i Contabilidad

En este caso en particular, damos clic en el botón Nuevo >> Escribimos el nombre dentro del campo “Descripción” (Ej. Egresos) y presionamos la tecla tabulador, o damos clic dentro del campo Archivo para generar la ruta de salida con todo y nombre.xls del archivo.

Crear una nueva hoja electrónica en Contpaq i Contabilidad

Listo, con ello damos clic en el botón Guardar para que la Hoja Electrónica quede instalada la seleccionamos y presionamos el botón Ejecutar

Ejectuar hojas electrónicas en Contpaq i Contabilidad

Contpaq i Contabilidad automáticamente nos abrirá un archivo de Excel con el nombre que hemos puesto en la descripción, en primera vista nos muestra la hoja con las nuevas funciones que Contpaq i contabilidad incorpora a Excel (esto se vuelve una poderosa herramienta ya que podemos jalar información directamente desde nuestra base de datos contabilidad :!: )

Damos clic en Habilitar contenido para empezar a operar.

Hoja Electrónica (Excel) de Contpaq i Contabilidad

Como Excel y Contpaq i Contabilidad se conectarán y compartirán bases de datos es necesario volver a autentificarte por lo que no es raro que te vuelva a pedir que inicies sesión ;-)

Acceder a Contpaq i Contabilidad

Listo, hemos conectado Excel y Contpaq i Contabilidad, ahora viene lo esencial de este post: Capturar la póliza.

Dentro de las hojas que se han creado con la hoja electrónica – Egresos.xls nos aparecerán: Hoja 1, Hoja 2, Poliza, Parametros y Funciones (las dos primeras vendrán en blanco y se abren siempre que abrimos un libro nuevo).

Nos dirigimos a la hoja llamada Poliza y dentro de la hoja podemos ver la estructura y el formato para empezar a capturar nuestras pólizas y cargarlas en Contpaq i Contabilidad.

En el primer campo, podemos apreciar en primer lugar datos elementales de la captura de la póliza como son: Fecha, Tipo, Número, Concepto y Diario

  • Fecha: El formato deberá ser DD/MM/AAAA
  • Tipo: Excel por default maneja 4 tipos de pólizas
    1. Ingresos
    2. Egresos
    3. Diario
    4. Orden
  • Número: Es secuencial y no aceptará algún número de póliza que ya haya sido utilizado anteriormente en el sistema (El botón Asignar número puede ser de utilidad en este caso pues con los parámetros definidos anteriormente puede asignarte un número de póliza libre)
  • Concepto: Descripción de Póliza
  • Diario: Tratándose de manejo de Diario nos permitirá asignarlo en este apartado.

Luego nos encontramos con la estructura de la póliza para los movimientos y tendremos las siguientes columnas

  • Cuentas: Independientemente el formato que se haya elegido en la instalación de la empresa, en este caso siempre será un número sin guiones (Ej, 0000-000-000 >> 0000000000)
  • Nombre: Esta columna de preferencia no la modifiques pues tiene formula (condicional SI() ) y considerando el catálogo que tengas instalado te arrojará el nombre de la cuenta.
  • Cargos/Abonos: Adicional a los cargos y abonos tradicionales también nos muestra dos columnas más para los Cargos/Abonos en moneda extranjera, si no ocupas esos campos puedes dejarlos en blanco.
  • Referencia/Concepto/Diario: Demás datos que podemos insertar en las movimientos de la póliza para un mayor control a la hora de ejecutar nuestros reportes.

Crear póliza en Excel | Contpaq i Contabilidad

Cargar pólizas en Contpaq i Contabilidad desde Excel

Quise ser lo más breve posible, si me he saltado algo, o no quedó bien claro, con gusto puedes dejarlo en los comentarios.

Lo he usado en Excel 2007  y 2010 ;-)

Hasta el próximo tip…

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{ 71 Comentarios }

  1. jose antonio comentó:

    Hola, como puedo cargar una poliza anexando tambien el comprobante cfdi (xml) de las partidas, es posible?

    • comentó:

      Hola José, si, en las a partir de la versión 5.x.x me parece, ya permite vincular la póliza con el archivo fuente (Almacén digital) el que la da validez a la operación (XML).

      Saludos

  2. GERMAN comentó:

    BUENAS TARDES
    TENGO UN DETALLE, TENGO UNA EMPRESA LA CUAL SU RESPALDO YA ES DE MAS DE 4GB Y LA BASE DEL CONT PAQ YA NO ME DEJA GUARDAR MOVIMIENTOS PORQUE CREO YA SE SATURO EL ESPACIO PARA ESTA EMPRESA, HABIA LEIDO QUE SE PUEDE EXPANDIR EL ESPACIO PARA ESTA BASE DE LA EMPRESA, CREES QUE ME PUEDAS AYUDAR EN SABER COMO EXPANDIRLA, DE ANTEMANO MUCHAS GRACIAS

    • comentó:

      Hola German, orale! Impresionante cantidad de datos, no sabría decirte pero igual deja checo y si tenga respuesta luego te comento.

      Saludos

  3. Frank comentó:

    Tengo duda como usar la DIOT DE CONTPAQ i, es que en la opcion redifinir empresa en la pestaña 4 IVA las opciones estan desabilitadas como las puedo habilitar

    • comentó:

      Buen día Frank, para ello dentro de Configuración / Redifinir empresa / 4. IVA – debes marcar la opción “Manejar devolución de IVA” dentro de la sección “Devolución y Control de IVA” (Recomiendo marcar también las otras dos opciones: Crear/Modificar las pólizas)

      Saludos

  4. ERICK comentó:

    PREGUNTA… SUBI MAS DE 400 PAOLSAS CON ESTAS INTRUCCIONES… AHORA COMO LOS IMPRIMO???

    • comentó:

      Dentro del menú Reportes / Reportes auxiliares / Diarios y Pólizas te aparecerán los rangos de fechas, los tipos de pólizas y demás configuraciones antes de mandar a imprimirlas.

      Saludos

  5. Mario Rodriguez comentó:

    Alguien interesado en la carga masiva de polizas desde excel en contpaq?

  6. Glenn Ornelas comentó:

    Buen día, una consulta, ¿Existe una forma de importar compras de distintos proveedores en forma masiva en Adminpaq?

  7. Juany comentó:

    Tengo la versión 6.2.0 de contpaq i nominas, quiero timbrar los recibos pero no he podido me aparece error : conexión interrumpida por excepción, me puedes ayudar por favor. Mil gracias.

  8. jaime sf comentó:

    ¿Que puedo hacer? me aparece esto

    EL DIARIO DFE LA POLIZA NO EXISTE EN EL CATALOGO DE DIARIOS
    ESPECIALES

  9. alfonso paramo comentó:

    Excelente tutorial, pero ahora quisiera saber como cargar mi catalogo de cuentas o copiarlo, ya que quiero manejar varias empresas con el mismo catalogo pero no puedo copiarlo o subirlo desde exell. te gradeceria mucho tu apoyo. Gracias y felicidades por tu página

    • comentó:

      Muchas gracias por tu comentario Alfonso, justo ayer publiqué un post (y que ya tenía en el baul de los post por publicar :-P) da clic aquí para ver cómo solucionar tu problema.

      Nos cuentas cómo te fue exportando e importando catálogos.
      Saludos!

  10. miguel comentó:

    tengo un problema al generar el archivo de declaracion informativa de operaciones con 3eros (A29) me habre el excel pero este me da un error que dice “no se encontro “,Unobre muy largo.xlsx”. compruebe la ortografia del nombre del archivo y ssi su ubicacion es correcta.
    si intenta abrir el archivo desde la lista de los usados recientemente, asegurese de que no se ha cambiado el nombre del archivo, no se ha eliminado o movido.

    • comentó:

      Desconozco el problema estimado Miguel, sin embargo Contpaq i puede exportar un archivo en texto plano (TXT) que puede ser cargado en el programa del SAT para ser enviado. Una vez cargado revisas que los importes te coincidan. Sólo tienes que cambiar la opción “Archivo completo para entregar al SAT

      Archivo completo para entregar al SAT

      Nos cuentas si resolviste el problema. Saludos!

  11. Blanca comentó:

    como puedo generar el reporte de la bitacora, ya que somos muchos ususarios y es necesario saber quien hace quien, al generarlo en excel no me relaciona movimeintos solo me pone los titulos.

  12. JONATHAN RODRIGUEZ comentó:

    Disculpa … Como puedo cargar mis archivos como mi catalogo de cuentas, polizas ya hechas desde contafiscal 2000 v 3.9 a Contpaq

  13. Rodrigo Maldonado comentó:

    Buenas tardes Israel Castro, muchas gracias por este tutorial, siguiendo los pasos del mismo al momento de “Habilitar el contenido”, me muestra el siguiente mensaje de error:

    “No se pudo cargar el archivo de Funciones: Hoja_Financiera_AddIn.xla.”
    Se requiere reinstalar ContPAQ

    A que se debe dicho error? Es necesario realizar la reinstalación del ContPAQ realmente o existe alguna otra manera de resolver este error?

    Agradezco de antemano tu atención y quedo en espera de tus comentarios.

    • comentó:

      Qué tal Rodrigo, prueba esto:

      Archivo > Opciones > Complementos > Administrar: Complementos de Excel (Ir) y habilitar la Hoja_Financiera_Addin.xla y después ya pueden dar ejecutar contenido bloqueado.

      Si por alguna razón no te aparece Hoja_Financiera_Addin.xla, da clic en “Examinar” y en la siguiente ruta “C:\Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes” selecciona el archivo con el mismo nombre.

      Hazlo y nos cuentas cómo te fue.

      Saludos!

          • DIEGO FRANCO comentó:

            Hola! Disculpa tengo el mismo problema, pero con la solucion que das tampoco me permite continuar… Trabajamos con multiusuario, existe un servidor y las maquinas en red (y uso una de ellas y es en la que tengo problema). tendrias algun tip para eso?
            Saludos!

  14. Francisco comentó:

    Hola Buenos dias

    realise la actualizacion de contpaq 5.1.5 a 6.0.0
    todo se instalo correctamente en el servidor pero al momento de que los usuarios quieren conectarse aparece el siguiente error: “ocurrio un fallo al intentar establecer la comunicacion con el servidor de licencias puerto 9047″ en este caso que puedo hacer

    gracias espero su pronta respuesta

    • comentó:

      Que tal, ese error se da por dos motivos: Cambió la IP del Servidor o bien el Firewall no permite la conexión Cliente-Servidor. Casi siempre es lo primero y se soluciona volviendo a instalar en la computadora ‘cliente’ asegurándose de teclear correctamente la IP del servidor, si está correcto entonces intenta deshabilitar el firewall de ambos equipos y ya que estés seguro de que es el firewall, crea las reglas necesarias para permitir la conexión con ese puerto.

      En el fin de semana me pongo a preparar un post para solucionar ese error. Por lo pronto intenta hacer lo que te comento y nos cuentas.
      Saludos!

      • Francisco comentó:

        Gracias por la respuesta.

        Intente lo que me dijo pero no se soluciono segui indagando
        por la red y encontre que esto se debio por que la version que tenia en el servidor no estaba instalada en la maquina cliente por eso no se enlazaba la comunicación pero al instalar la actualización se corrigio la comunicación.

  15. Francisco comentó:

    Buenas tardes
    al querer subir mi poliza a contpaq por medio de excel me aparece el siguiente error
    la cuenta en la celda ‘B13′ no existe en el catalogo de cuentas

    como se soluciona este error

    gracias

    • comentó:

      Qué tal Francisco, revisa que este activa la empresa a la que quieres cargar la póliza, generalmente ocurre cuando: O no está activa alguna empresa o esta la última que utilizaste en la última carga.

      Saludos!

  16. eloisa medina comentó:

    yo tengo un problema al subir mi hoja a contpaq me habla de diarios especiales…. estaba trabajando los primeros meses bien pero ahora me dice q no por esos diarios….a q se refiere??
    saludos

  17. CITLALI comentó:

    HOLA tengo un pequeño problema al momento de abrir en Excel el formato A-29 no me aparecen los movimientos a proveedores. no se si sea un problema de configuración.

    Gracias

    • comentó:

      Qué tal Citlali,
      ¿El archivo .txt que te genera el Contpaq i tiene información? Si tiene, entonces ese archivo puedes cargarlo en la DIOT (ya solo verifica que el monto del IVA coincida), quizás tengas deshabilitada la ejecución de macros en Excel y por eso no te carga los proveedores, ejecuta un reporte >> Reporte DIOT >> Auxiliar de Movimientos de Control de IVA, si te jala los proveedores entonces no tienes problema con tu base de datos.

      Si tienes problema con tu base de datos, revisa este post clic aquí.

      Saludos!

  18. Karen comentó:

    hola: oigan tengo un problema, pero es en ADMINPAQ, al querer timbrar una factura no me deja y me manda el mensaje de “archivo xml del documento digital no esta bien formado” podrían ayudarme a ese problema? gracias!!!

  19. Mario Bolio comentó:

    Una pregunta puedo colocar un logo y firmas alcalcem al final de cada poliza ya que como mi contabilidad es del gobierno me piden que ponga logo de la empresa, y las firmas de realizo, reviso y autorizo en las polizas; por el momento tenemos echo el formatito en excell primero imprimo mis polzas y despues vuelvo a meter las hojas en la impresora y mando el numero de polizas a imprimir pero con el formato diseñado con el logo y las firmas se puede poner esto desde el mismo contpaq asi cuando imprima mis polizas desde el sistemas ya tenga todo ojala me puedas orientar en ello gracias

    • comentó:

      Qué tal Mario,

      No he visto que el propio sistema genere un reporte en el que puedas incluirle el logo y demás datos para que las puedas generar automáticamente. Te puedo decir que eso se puede hacer con las hojas electrónicas (Excel) que vienen incorporadas en el mismo programa, por si tienes forma de investigarle un poco mas. Yo en cuanto pueda hablaré del tema en este blog. Lo mismo para los campos en los que tengas que poner las firmas.

      Saludos!

  20. MAX comentó:

    hola,
    como puedo cargar un catalogo de cuentas desde excel a una nueva empresa de compaqi, ya que tuve que modificar muchas cuentas y lo hice en excel

    • comentó:

      Qué tal Max,
      Bien, ahora abre la nueva empresa, en el menú catalogo das clic en cargar. Una vez seleccionado el archivo de donde tomarás los datos efectuas el proceso. Si existe algún error el programa te dirá cuál es en la bitácora de procesos.

      Saludos!

  21. Delia comentó:

    tengo una hoja financiera,
    pero no se conecta de contpaq, me pone que el compomente activex no puede cargar objeto.

    no se si me puedan ayudar

  22. jafeth comentó:

    ya cargue una poliza de excel a contpaq, como cargo otra porque aparecen los datos de la anterior en la hoja excel.

    • comentó:

      Qué tal Jafeth,
      Una vez que has cargado la poliza lo que puedes hacer es lo siguiente:
      1.- Crear otra hoja electrónica desde el Contpaq I
      2.- Borrar los datos que has capturado y capturar los nuevos

      Esto, ya que como lo comento en el post, conviene cuando capturas pólizas con muchos movimientos, y no tanto para muchas pólizas con pocos movimientos ya que crear tantas hojas como lo necesites o ir borrando datos pues simplemente se vuelve una tareas mas pesada que si las capturas directamente en el programa.

      Saludos!

  23. Martín C comentó:

    Excelente tu ayuda, a mi me gustaría bajar un mes completo, casi registro lo mismo cada mes y solo modificar la fecha y algunos importes, para optimizar en tiempo, no se si se pueda. De ante mano, muchas gracias

    • comentó:

      Qué tal Martín, en tu caso lo que te convendría sería generar prepolizas y de esta manera solo ir modificando los datos que cambien mes con mes:

      En el Menú Polizas >> Prepolizas, una vez la tengas guardada puedes ir aplicándola cada que las requieras.

      Saludos!

  24. Carlos O. comentó:

    Hola Israel, haber si me puedes ayudar, he cargado varios grupos de pólizas a partir de excel, sin embargo hay una en particular que no quiere cargar ya que me reporta el sistema un problema que describe “Los totales de las Cuentas de Orden no son iguales”, inclusive la he capturado manualmente y me sigue contestando lo mismo, debo aclarar que mi primer paso fue revisar que en efecto los totales de dichas cuentas coincidieran exactamente así como el total de cargos y abonos de dicha póliza, pero el problema persiste, ¿a que se debe dicha respuesta o que puedo hacer para que se procese dicha poliza? Agradezco en todo lo que vale tu valiosa ayuda Israel.

    • comentó:

      Qué tal Carlos,
      Sabes, ese error me aparecía cuando en el caso de los cargos a IVA ponía formula, y entonces el IVA me lo arrojaba con mas posiciones a la derecha del cero, pero por la configuración solo me mostraba 2, no se si tengas algo parecido (aunque dices que lo has tecleado manualmente).

      Haz lo siguiente:
      Has una resta de los valores de sumas iguales, ponle formato “Contabilidad” y si te aparece un 0.00 (-0.00) significa que realmente no son sumas iguales, y difiere por valores inferiores a las milésimas. Si solo te aparece un guión es que si son sumas iguales exactas.

      Saludos!

  25. Karen comentó:

    Tengo un problema, tengo mis pólizas y cuando busco unas de algún tipo, siempre me las da hasta arriba del ultimo numero y al final el primero, pero hay meses que cuando le doy buscar, me las ordena “bien” pero al bajar la barrita me pone las ultimas 5 que hice abajo del numero 1, en vez de ponerlas al principio me las pone al final, podrias ayudarme con este problema por favor?

  26. Ismael Peña comentó:

    Hola Lic. no hay como un LAYOUT para que cargue las polizas, apartir desde un txt?

    • comentó:

      Qué tal Ismael,
      De que lo hay lo hay, aunque no se exactamente la estructura :oops:, es decir, si gustas ve al menú pólizas >> Bajar pólizas >> y una vez definido el parámetro a exportarlas, selecciona que te las de en .txt en lugar de .xls y verás que es un formato que bien de puede crear mediante un macro que puedes jalar desde Excel.

      Saludos!

  27. carla comentó:

    como comentario también existe la forma de subir al contpaq 2013 contabilidad las polizas directas de excel sin usar la hoja electronica… Se baja una poliza simple en excel obvio de la raiz donde se concentra el programa…luego se colocan los datos manual de las cuentas no se usa atl + F3 ya que se puede copiar y pegar…

    ademas se pueden cargar muchisimas filas y lo mejor varias polizas de ingresos, egresos, diario, etc….

    • comentó:

      Muy bien Carla,
      Gracias por el comentario, efectivamente, existe otra forma de cargar las pólizas a través de Excel, sin embargo, mediante la forma que comentas es menos gráfica, y quizás un poco mas complicado ya que debemos colocar los datos en la celda que corresponde, pero como bien dices, permite exportar muchas pólizas en una sola carga.

      Saludos! ;-)

      • ANA comentó:

        por favor detalles de esto, suena igual que cuando lo hacía en SAP, me interesa saber como hacerlo en CONTPAQ

  28. mcfly auxiliar contable comentó:

    hola esta muy bueno.. pero me surge una duda, se pueden cargar en la hoja electronica mas de 1 poliza para el contpaq..? te agradeceria mucho tu ayuda.. gracias..

    • comentó:

      Gracias mcfly, hasta ahora solo he cargado de una póliza a la vez, como lo comento en el post, esto solo lo hago cuando son muchos movimientos repetidos y donde solo cambian los cargos/abonos y las referencias.

      Saludos!

  29. Alberto Susunaga comentó:

    Tengo un problema con el contpaq, por ejemplo saco el reporte de una balanza de comprobacion y cuando la paso a excel, en algunas cuentas de mayor no coincide el total con la suma de las subcuentas, sin embargo si me voy cantidad por cantidad en el excel contra la pantalla del reporte del contpaq estas si aparecen en el sistema pero en el excel no ., practicamente ese renglon desaparece al momento pasarlo a excel., ayuda por favor !!!!! :(

    • comentó:

      Que tal Alberto,

      Este tipo de errores se da cuando la configuración de las cuentas no está definida correctamente, intenta revisar que estén definidas correctamente, si son o no de mayor, o de titulo cuando aplique.

  30. Alberto comentó:

    Hola .
    existe la forma de que en la impresion de una poliza tengan los cargos y los abonos en moneda nacional y moneda extranjera,? cuatro columnas

    • comentó:

      Cierto Alberto, sería bueno que los de Contpaq actualizarán la opción para imprimir ambas columas (MN y extranjera) seguiré revisando y si encuentro la solución lo haré saber en el blog.

      Saludos!

  31. Maryana comentó:

    Hola como puedo conocer los conceptos de IETU para poder cargar mis polizas en Contpaqi?

    • comentó:

      Hola Maryana, Eso junto con la asignación de proveedores para lo de la DIOT se les ha pasado, al menos por ahora a los de Conptaq,
      En cuanto tengan alguna actualización (o deja veo si es que ya la tienen) la publicaré.

      Saludos!