Una de las obligaciones que no debemos ignorar, es lo relacionado con el plazo para conservar la contabilidad y documentación relativa a ella.

De esta obligación sólo nos liberamos en ciertos casos en los que estemos imposibilitados para conservarla o se haya perdido por causas de fuerza mayor.

Para liberar un poco de espacio, es muy común pensar que debemos conservar la contabilidad por un plazo de cinco años. Este período de cinco años de forma generalizada resulta de leer únicamente las primeras líneas del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF).

Sin embargo, lo anterior no es del todo exacto ya que el segundo párrafo del mismo artículo nos dicen lo siguiente:

Las personas que no estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

Muchas veces esas facilidades para ciertos sectores de no llevar contabilidad se vuelve contraproducente pues de entrada los obliga a conservar toda documentación.

El plazo para conservar la contabilidad y la documentación dependerá de actos cuyos efectos fiscales se prolonguen con el tiempo (depreciación o amortización de activos). Es decir, en aquellas declaraciones donde se apliquen estos conceptos el plazo comienza a partir de la fecha en la hayan sido presentadas.

Es decir, si la deducción de un activo fijo lo extiende por 20 años (5% en construcciones), lo mismo para el plazo para conservar la documentación.

Lo mismo aplica en aquellas situaciones donde se promovió algún recurso o juicio, el plazo para conservar la contabilidad se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin.

Sin embargo, la última parte de este párrafo en particular nos menciona la documentación que deberá se conservar por todo el tiempo en el que subsista la sociedad, y es:

• Actas constitutivas de las personas morales.

• Contratos de asociación en participación.

• Actas de aumento o disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades.

• Constancias que emitan o reciban las personas morales al distribuir dividendos o utilidades.

• Información necesaria para la determinación de la ganancia en la venta de acciones.

• Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales.

En materia mercantil, el Código de Comercio en su artículo 38 nos menciona que la contabilidad se debe conservar por un plazo mínimo de 10 años, sin que esté prevista sanción alguno por su incumplimiento.

Por esa razón, lo que prevalece siempre son los ordenamientos fiscales al prever su conservación y los términos para su destrucción considerando las sanciones establecidas en los artículos 83 y 84 del CFF.

¿Qué integra la contabilidad?

De acuerdo con la fracción I del artículo 28 del CFF establece que para efectos fiscales la contabilidad se integra por:

Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.

En el reglamento del CFF se establece mas a detalle la documentación e información que integra la contabilidad y que se deberá dar cumplimiento a todo lo anterior.

Como podemos ver, se considera una gran variedad de documentos para que al momento de llevar acabo la autoridad sus facultades de comprobación pueda solicitar al departamento de contabilidad toda información relacionada.

Considerando lo anterior, podemos establecer que el plazo para conservar la contabilidad puede variar dependiendo del tipo de documentación:

2. La que tiene efectos fiscales, que empieza a la par con la declaración del año en que se contabilizan.

3. La que tiene efectos fiscales que se prolongan con el tiempo.

4. La que debe conservarse por el tiempo en el que subsista la sociedad.

Recordemos que en caso de presentar una declaración de manera extemporánea, el cómputo del plazo inicia a partir de la fecha de su presentación.

En el caso de complementarias, el plazo se reinicia a partir de la fecha de presentación por lo que corresponde al rubro de los ingresos o deducciones modificadas.

Extensión del plazo para conservar la contabilidad

Ya se ha hecho mención de los plazos para conservar la contabilidad atendiendo a las facultades de comprobación de la autoridad. Sin embargo, dicho plazo se puede extender hasta por diez años cuando se den algunos de los siguientes supuestos:

• No se haya inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes.

• Cuando no lleve contabilidad o no la conserve durante el plazo de cinco años posteriores que establece el CFF.

• Cuando no presente declaración anual del ejercicio, por cualquier motivo estando obligado a ello.

• Cuando no presente en la declaración del ISR la información respecto del IVA o del IEPS que se solicite en dicha declaración.

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Conclusión

El tiempo que debes conservar la contabilidad, en situaciones óptimas el plazo es de cinco años y que puede extenderse hasta diez.

Existen contribuyentes que no están obligados a llevar contabilidad, y por esa razón se obligan a conservar la documentación de sus operaciones económicas para siempre.

También, existen situaciones en las que la documentación se deberá conservar por el tiempo que en el que surta efectos fiscales o se encuentre vigente la sociedad.