e.firma y CSD: vigencia y renovación antes del cierre

Los dos son un par de archivos (.cer y .key) con contraseña y los dos los emite el SAT; por eso se confunden. Pero hacen trabajos distintos.

La e.firma es tu firma electrónica avanzada: identifica a la persona física o moral y vale lo mismo que la firma autógrafa. Con ella entras al portal, firmas trámites, usas el Web Service de descarga masiva y tramitas tus CSD. La primera vez se obtiene en una oficina del SAT (el repaso completo está en qué es la e.firma).

El CSD se tramita con la e.firma y sirve para una sola cosa: sellar los CFDI que emites. Puede ser uno para todos tus establecimientos o uno por establecimiento¹.

Los dos duran cuatro años desde su emisión, el máximo que fija el Código Fiscal¹. Y son independientes: renovar la e.firma no toca tus CSD, y cada CSD vence en su propia fecha. En un despacho son, al menos, dos fechas por cliente.

Tres formas de ver la fecha:

1. Recuperación de certificados, sin contraseña. En el sistema de recuperación de certificados del SAT buscas por RFC (todos o solo el último) o por número de serie, con un captcha. Ves cada certificado con su número de serie, su estado (activo, caduco o revocado), su tipo y sus fechas de vigencia. Para revisar toda una cartera, es la vía más rápida.
2. Valida la vigencia de tu e.firma. Este servicio del SAT pide el .cer, la .key y la contraseña, y de paso confirma que coinciden.
3. El propio .cer. Ábrelo con el visor de certificados de tu sistema (en Windows, con doble clic) y verás las fechas "válido desde" y "hasta". Tu sistema de facturación o tu PAC también suelen mostrar el vencimiento del CSD.

Si vence el CSD

• No timbras ningún CFDI con ese sello: ingreso, egreso, pago, nómina o traslado. El PAC lo rechaza con un error del tipo "la fecha de emisión no está dentro de la vigencia del CSD del emisor".
• Lo ya emitido sigue siendo válido, porque el sello estaba vigente cuando emitiste cada factura.
• La salida es un CSD nuevo, que se tramita en línea mientras la e.firma siga vigente.

Si vence la e.firma

• No tramitas CSD nuevos. Certifica pide e.firma vigente para generar la solicitud, y el Código Fiscal exige que vaya firmada con ella¹.
• No usas el Web Service de descarga masiva. El SAT pide e.firma vigente para autenticar cada solicitud². Con la Contraseña te queda el portal, con captcha y menos volumen (detalle en la guía de descarga masiva).
• No presentas lo que exige e.firma, como ciertas devoluciones de saldo a favor en la anual. La Contraseña sigue sirviendo para lo que la acepta, como la Constancia de Situación Fiscal o la opinión de cumplimiento.
• Ya no la renuevas por la vía normal. Quedan las rutas de la siguiente sección, y no todas son en línea.

Mientras sigue vigente: en línea

Es la vía normal y es gratuita:

1. Descarga Certifica y genera el archivo de renovación (.ren) con tu e.firma vigente. Certifica crea una .key nueva con la contraseña que definas.
2. Entra a CertiSAT Web con tu e.firma, elige la renovación del certificado, sube el .ren y guarda el comprobante.
3. Descarga tu nuevo .cer en la recuperación de certificados.

El SAT la permite "en cualquier momento y hasta 24 horas previo al vencimiento" (fichas para personas físicas y personas morales). Al renovar, el certificado anterior y su llave dejan de servir para firmar: actualiza los archivos en todos los sistemas donde los usas.

Si ya venció

Depende del titular y de cuánto tiempo lleva vencida:

• Persona física, vencida hace un año o menos: en línea con SAT ID. Pides autorización con tu identificación y un video; si la aprueban, generas la solicitud con Certifica y la envías en CertiSAT Web con tus archivos vencidos y su contraseña.
• Persona moral, vencida hace un año o menos: en línea, si conserva al mismo representante legal y este tiene su propia e.firma vigente, porque él firma la solicitud.
• Con cita en el SAT: si pasó más de un año, si la moral cambió de representante o si se perdió la .key o su contraseña (la llave no se recupera: toca revocar y tramitar una nueva). Las citas se piden en citas.sat.gob.mx; revisa los requisitos en la ficha del trámite antes de ir.

El CSD no se "renueva": se tramita uno nuevo y el anterior sigue funcionando hasta su fecha. Necesitas la e.firma vigente.

1. En Certifica, elige la solicitud de Certificados de Sello Digital, fírmala con la e.firma y guarda el .sdg con la .key nueva (que lleva su propia contraseña).
2. En CertiSAT Web, con tu Contraseña o tu e.firma, elige "Envío de solicitud de certificados de sello digital", sube el .sdg y anota el número de operación (ficha del trámite).
3. Descarga el .cer en la recuperación de certificados y carga .cer, .key y contraseña en tu sistema de facturación.

Hazlo semanas antes y confirma que tu sistema acepte el sello nuevo antes de que caduque el anterior: un CSD recién emitido no siempre queda listo al instante.

Son 18 pendientes en 40 empresas. Detectados en octubre, son una agenda; en diciembre, son clientes sin facturar en la semana del aguinaldo. La moral es la urgente: sin e.firma no podrá sacar el CSD que le vence en enero.

• Dejarlo para el último día. La renovación en línea normal cierra 24 horas antes del vencimiento, y el portal suele fallar justo en fechas límite.
• Confundir los archivos. Cada certificado tiene su .cer y su .key. Si cargas la e.firma en tu sistema de facturación, no timbra: el CFDI se sella con CSD.
• Confundir contraseñas. La Contraseña del SAT (antes CIEC), la de la llave de la e.firma y la del CSD son tres cosas distintas.
• Renovar y no actualizar. La e.firma anterior deja de servir para firmar; el sistema que la siga usando va a fallar.
• Olvidar la e.firma del representante legal. En una moral, es la que te salva de la cita si la de la empresa vence.
• Guardar llaves y contraseñas en un Excel compartido. Es el riesgo del que hablamos en cómo ordenar la cartera del despacho.

Todo está en el Código Fiscal de la Federación¹:

TodoConta no renueva la e.firma ni hace trámites ante el SAT por ti: eso sigue pasando por CertiSAT Web, SAT ID o una cita. Lo que hace es que no se te pase la fecha:

• Semáforo de la cartera: la vigencia de la e.firma de cada empresa, como Vigente, Por vencer o Vencida.
• Avisos antes de que venza cada una.
• Dos vías de descarga con e.firma: el Web Service del SAT (sin límite diario; el SAT resuelve la solicitud en horas, con un máximo de 72) y la descarga rápida por el portal, sin captcha. Con solo la Contraseña te queda el portal, con captcha.