Carta Invitación del SAT: Guía Completa

Recibir un correo o una notificación del Servicio de Administración Tributaria (SAT) puede generar incertidumbre. Si has recibido una carta invitación del SAT por diferencias entre tus CFDI y tus declaraciones, es crucial que entiendas qué significa y cómo actuar. Lejos de ser un acto de fiscalización formal, es una alerta para que corrijas tu situación fiscal voluntariamente y evites problemas mayores.

Ignorar estas comunicaciones no es una opción. La tecnología del SAT le permite cruzar miles de datos en segundos, y una discrepancia no atendida puede escalar a auditorías, multas o incluso la restricción de tus sellos digitales. En esta guía te explicaremos por qué llegan estas cartas, cuáles son los errores más comunes y el paso a paso para resolverlos correctamente.

Que es una Carta Invitación y por qué la envía el SAT

Una carta invitación es un comunicado informativo que la autoridad fiscal emite cuando sus sistemas detectan posibles inconsistencias en tu cumplimiento de obligaciones. No es una multa ni una auditoría, sino una oportunidad para que revises tu información y, si es necesario, te autocorrijas.

El objetivo del SAT es simple: promover el cumplimiento voluntario.

La autoridad cruza automáticamente la información de sus bases de datos, principalmente los CFDI que emites y recibes, contra lo que reportas en tus declaraciones provisionales y anuales. Si los números no cuadran, se genera una alerta que da origen a esta invitación.

Causas principales de las discrepancias fiscales

Las diferencias que detecta el SAT pueden tener múltiples orígenes, pero la mayoría se concentran en errores operativos que, aunque parezcan pequeños, generan grandes inconsistencias.

El error más común: Uso incorrecto de PUE y PPD

Uno de los motivos más frecuentes para recibir una carta invitación del SAT es el mal uso del “Método de Pago”.

• PUE (Pago en una sola exhibición): Debes usarlo solo si la factura se paga al momento de emitirla o, a más tardar, el último día del mes de su expedición. Para el SAT, un CFDI con PUE es un ingreso efectivamente cobrado en ese mes, obligándote a pagar los impuestos correspondientes (ISR e IVA) aunque no hayas recibido el dinero.
• PPD (Pago en parcialidades o diferido): Se utiliza cuando el pago se recibirá en un mes posterior al de la emisión. En este caso, la obligación fiscal nace hasta que el pago se recibe y se emite el respectivo Complemento de Recepción de Pagos (REP). Recuerda que existe un plazo de 5 días para emitir el complemento de pagos.

El problema surge cuando emites una factura como PUE pero tu cliente te paga el mes siguiente. El SAT esperará el pago de impuestos en el mes de emisión, mientras que tú probablemente lo declares hasta que lo cobres, creando una discrepancia automática.

Otros errores que generan alertas

Además del método de pago, otras causas comunes incluyen:

• Ingresos no coincidentes: El total de tus CFDI de ingreso emitidos no coincide con los ingresos reportados en tus declaraciones.
• Retenciones omitidas: Las retenciones de ISR o IVA manifestadas en tus facturas no cuadran con lo que enteraste al SAT.
• Anticipos mal facturados: Un manejo incorrecto en la facturación de anticipos puede hacer que el sistema del SAT duplique tus ingresos.
• Cancelación incorrecta de CFDI: Cancelar una factura sin seguir el procedimiento de “sustitución” (relacionando el nuevo CFDI con el cancelado) puede dejar el ingreso original “vivo” para la autoridad. Conoce las medidas actuales para el combate a la facturación falsa.

Guía paso a paso: Que hacer si recibes una Carta Invitación del SAT

Si ya tienes una de estas notificaciones en tu Buzón Tributario o en tu correo electrónico, mantén la calma y sigue estos pasos de manera ordenada.

1. No la ignores y busca asesoría profesional

El peor error es no hacer nada. La inacción puede interpretarse como una omisión deliberada y escalar el problema. Lo más recomendable es contactar a tu contador de confianza para analizar la situación y definir la mejor estrategia.

2. Analiza y concilia tu información

Para entender de dónde viene la diferencia, necesitas hacer una conciliación detallada.

• Descarga tus CFDI: Entra al portal del SAT y descarga todos los CFDI emitidos y recibidos del periodo señalado en la carta.
• Compara con tus Declaraciones: Cruza la información de los CFDI (ingresos, IVA trasladado, retenciones) contra lo que registraste en tu contabilidad y presentaste en tus declaraciones.
• Identifica el Origen: Determina con precisión qué causó la discrepancia. Fue un CFDI emitido como PUE y no cobrado, o un error en la captura de la declaración.

3. Corrige o prepara tu aclaración

Una vez identificado el origen, tienes dos caminos:

• Si la diferencia es real (declaraste de menos): La mejor opción es presentar las declaraciones complementarias correspondientes, pagando las contribuciones omitidas junto con la actualización y los recargos. Esto demuestra buena fe y detiene el problema.
• Si declaraste correctamente: Si la discrepancia se debe a una mala interpretación del sistema del SAT o a una operación específica justificada, no es necesario presentar complementarias. En su lugar, prepara un papel de trabajo detallado en Excel que explique numérica y claramente por qué no procede la diferencia. Guarda esta evidencia para futuras aclaraciones formales.

Modelo de escrito libre para aclaración de Carta Invitación del SAT

Es fundamental recordar que este es un modelo general que debe ser adaptado minuciosamente a la naturaleza de la inconsistencia que el SAT detectó en tu caso específico. El objetivo es desvirtuar la presunción de la autoridad con hechos y documentos probatorios.

El escrito se presentaría en el portal del SAT siguiendo la ficha de trámite 128/CFF “Aclaración de requerimientos de obligaciones omitidas o comunicados para promover el cumplimiento en materia de presentación de declaraciones”.

Formato de Escrito Libre para Aclaración

Cómo y dónde presentarlo

• En línea (Recomendado): A través del Portal del SAT, en la sección “Aclaraciones”. Debes ingresar con tu RFC y Contraseña (o e.firma), llenar el formulario, describir brevemente el motivo y adjuntar el escrito y todas las pruebas en formato PDF.
• Presencial: Acudir a cualquier oficina del SAT con la documentación.
• Plazo: Se recomienda presentar la aclaración dentro de los 15 días posteriores a la recepción de la carta invitación.

Conclusión

Una carta invitación del SAT no es el fin del mundo, sino un llamado de atención para mejorar tus procesos administrativos y fiscales. La clave está en la prevención: asegúrate de utilizar correctamente los métodos de pago PUE y PPD, cancela tus facturas siguiendo el procedimiento adecuado y realiza conciliaciones periódicas entre tus CFDI y tu contabilidad.

Atender estas invitaciones de forma oportuna y correcta no solo te evitará multas y auditorías, sino que también fortalecerá la salud fiscal de tu negocio. La transparencia y el orden son tus mejores aliados frente a la creciente fiscalización digital del SAT.